النظام المالي والاداري للجمعيات والمؤسسات الاهلية .. 3- السجلات والملفات الادارية

كتب : حمدى حسن عبدالسيد

ختاما لحديثنا عن النظام المالى والاداري للجمعيات والمؤسسات الاهلية سوف نتحدث فى مقالنا هذا عن السجلات والملفات التى يجب ان تمسك بها الهيئات ومؤسسات المجتمع المدنى.

وبسبب تنواع واختلاف السجلات والملفات ومدى الحاجة إليها من جمعية إلى أخرى في ضوء نشاطها سوف نلقى الضوء على بعض من هذه السجلات والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها.

واهمهم سجل اجتماعات الجمعية العمومية وتسمى سجل ( حرف ز ) وتدون فيه وقائع جلسات الجمعية العمومية للكيان وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجل في غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء الجمعية او المؤسسة.

ويليها سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة وهوسجل يسجل فيها كل ما حدث أثناء الإجتماع ويتم استخدامها للتتبع تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها .

نعم لا يوجد نموذج موحد لمحضراجتماع مجلس الإدارة لكن بشكل عام يجب أن يحتوي على اسم المؤسسة اوالجمعية وتاريخ ووقت الإجتماع وأسماء الحضور وجميع الاقتراحات المقدمة وأسماء الممتنعين عن التصويت ومتى انتهى الإجتماع ويتولى سكرتير اوامين عام الكيان بتدوين الاجتماع وتوزيع نسخ من محضرالاجتماع السابق للإدارة اومناقشتها قبل بدء الجلسة الجديدة ليقوم الأعضاء بدورهم بمراجعة سريعة لما ورد فيه ليكملوا النقاش ويتابعوا القرارات التي تم تنفيذها والتي ما زالت قيد التنفيذ أو الدراسة .

وسجل الاشتراكات والعضوية وهى السجل الذى يؤرخ تاريخ العضو والتى يقيد بها جميع أعضاء الجمعية بدأ بالمؤسسين موضحا به اسم العضو رباعيا والرقم القومى وتاريخ ميلاده وجنسيته ومهنته أو جهة عمله ومحل إقامته وتاريخ انضمامه في عضوية الجمعية ورقم تليفونه بالإضافة إلى جدول خانات سداد قيمة الاشتراك وتاريخ السداد وأرقام إيصالات السداد وهذا السجل يساعد على حصر عدد أعضاء الجمعية ومجموع المبالغ التي تم دفعها والمبالغ المستحقة على المتخلفين منهم عن السداد.

وسجل الصادر والوارد من المكاتبات وفي هذا السجل تسجل المراسلات الواردة والصادرة من والى الجمعية وتعطى أرقاما مسلسلة وتحفظ في ملفات خاصة بعد اتخاذ الإجراءات المناسبة لما يحمله الكتاب الوارد او الصادر.

وسجل اللجان التنفيذية المشرفة على أنشطة الجمعية وتدون بها كل اجتماعات اللجان التنفيذية وانشطتها والقرارات التى تتخذها
ومن اهم الملفات ملف استمارات العضوية التى يتضمن المعلومات الاساسية للعضو اسم العضو رباعيا والرقم القومى وتاريخ ميلاده وجنسيته ومهنته أو جهة عمله ومحل إقامته وتاريخ انضمامه في عضوية الجمعية.